CrossFit North 579: Fra fem systemer til ét – og fra 300 til over 1.000 medlemmer

CrossFit North 579 og CrossFit Aalborg er to CrossFit-centre i Aalborg, grundlagt i 2017 og drevet af Torben Keller sammen med et hold af ansatte trænere. Torben har brugt Booking Board næsten fra begyndelsen. Da centrene skiftede, havde de omkring 300 medlemmer. I dag har de over 1.000.

Udfordringen: for mange klik og for lang administrationstid

Før skiftet lå driften spredt over tre, fire, fem forskellige systemer, og selv små opgaver krævede mange klik og meget navigering.

Vi brugte rigtig meget tid på at navigere for at få udført nogle opgaver, så vores administrationstid blev alt, alt for lang. Og usikkerheden om, hvordan det blev gjort, gjorde, at kvaliteten blev lavere, fordi risikoen for fejl blev meget større.

Torben manglede et system, der kunne håndtere flere sale, aflønne medarbejderne og samtidig give ham et overblik over indtægter, belægning og alle de data, centrene producerede.

Det vigtigste: medlemmernes oplevelse først

Da Torben skulle vælge nyt system, havde han tre krav i en fast rækkefølge.

1. Medlemmerne skal have en brugerflade, der gør det let, intuitivt og overskueligt at bruge deres medlemskab.
2. Trænerne skal nemt kunne bytte vagter, tage vagter og have overblik over, hvad de skal.
3. Ejeren skal have overblik over økonomi, holddækning og hvordan medarbejderne performer.

Det er alfa og omega for vores medlemmer, at de rent faktisk får brugt deres medlemskab og får en god oplevelse med det. Dernæst skal der ligge en back-end, der gør, at vi som ejer og medarbejdere får et rigtig godt værktøj at arbejde i, så vi kan give vores medlemmer det allerbedste.

Hverdagen: holdplan, timeregistrering og chat

Holdbookingsystemet er kernen i den daglige drift. Når et hold lægges i holdplanen, kan medlemmerne se og booke det, og samtidig registreres trænerens timer. Det giver Torben et præcist grundlag for både lønbudget og lønafregning.

Chatten er den anden funktion, centrene bruger mest. Medlemmerne skriver til centret direkte i appen i stedet for på mail, og Torben bruger selv systemet til at følge holdbelægningen og se, hvordan centrene performer i forhold til det, de udbyder og ønsker.

Den største forskel: alt samlet ét sted

Den største forskel for os i dagligdagen er, at vi har samlet alle de ting, vi før havde i tre, fire, fem systemer, i ét system. Når jeg skal lave lønafregning, kan jeg nemt trække alle løntimerne og få dem over i Danløn, uden at det bliver en masse manuelle fejl, fordi jeg skal skifte fra ét system til et andet.

Overblikket over alle holdtræninger på tværs af begge centre kalder han en afgørende forskel.

Medlemmerne: »Appen er en af de ting, de peger på«

Medlemmerne oplever systemet som brugervenligt og intuitivt, og de bemærker de løbende opdateringer af brugerfladen. Den tydeligste tilbagemelding kommer dog fra en uventet kant: medlemmer, der har opsagt og senere kommer tilbage.

Vi hører fra medlemmer, der vælger at opsige hos os og heldigvis kommer tilbage igen, at vores app er en af de ting, de peger på som en forskel fra andre steder.

For Torben er appen ikke bare et værktøj, men centrets ansigt udadtil.

Booking Board er vores medlemmers adgang til vores system. Deres kontaktflade med os bliver Booking Board. Så på den måde bliver Booking Board en del af os, fordi det er det, der repræsenterer os.

Samarbejdet: samme retning

Torben har været med næsten fra Booking Boards start og beskriver samarbejdet med ejer Casper Sloth Paulsen og supportteamet som rigtig godt. Han oplever at blive hørt, hurtige spørgsmål besvares hurtigt, og der er stadig et menneske at tale med, når det gælder.

Jeg kan se den retning, Booking Board arbejder sig i, og den synes jeg er sindssygt fed. Den supporterer det, jeg gerne vil med min forretning. Som partner er det afgørende, at man har samme retning, så jeg rent faktisk kan få lov til at udbyde det produkt, jeg gerne vil.

Anbefalingen

Jeg vil anbefale Booking Board til andre centre, fordi det giver en helt anden brugeroplevelse for medlemmerne end rigtig mange andre systemer. Det er intuitivt, nemt og overskueligt. Og på vores side kan vi lave events og fede holdtider og have styr på timerne for vores trænere. Vi har samlet rigtig mange ting ét sted, så vi faktisk kan drive en komplet forretning med ét program.