CrossFit North 579: de cinco sistemas a uno, y de 300 a más de 1.000 miembros

CrossFit North 579 y CrossFit Aalborg son dos boxes de CrossFit en Aalborg, Dinamarca, fundados en 2017 y dirigidos por Torben Keller con un equipo de entrenadores en plantilla. Torben usa Booking Board casi desde el principio. Cuando los gimnasios cambiaron de sistema tenían unos 300 miembros. Hoy tienen más de 1.000.

El reto: demasiados clics y demasiado tiempo de administración

Antes del cambio, la operativa estaba repartida en tres, cuatro, cinco sistemas distintos, y hasta las tareas pequeñas exigían muchos clics y mucha navegación.

Pasábamos muchísimo tiempo navegando solo para completar tareas, así que nuestro tiempo de administración se hizo demasiado largo. Y la incertidumbre sobre cómo se habían hecho las cosas bajaba la calidad, porque el riesgo de errores era mucho mayor.

Torben necesitaba un sistema capaz de gestionar varias salas, pagar a su personal y, al mismo tiempo, darle una visión general de los ingresos, la ocupación y todos los datos que generaban los gimnasios.

Lo más importante: la experiencia del miembro primero

Cuando Torben eligió un nuevo sistema, tenía tres requisitos en un orden fijo.

1. Los miembros necesitan una interfaz que haga fácil, intuitivo y claro usar su membresía.
2. Los entrenadores necesitan cambiar turnos, coger turnos y ver qué tienen por delante sin esfuerzo.
3. El propietario necesita una visión general de las finanzas, la cobertura de clases y el rendimiento del equipo.

Para nuestros miembros lo esencial es que realmente usen su membresía y tengan una buena experiencia con ella. Detrás tiene que haber un back-end que nos dé, como propietario y empleados, una herramienta realmente buena para trabajar, para poder ofrecer a nuestros miembros lo mejor.

El día a día: horario, horas de los entrenadores y chat

La reserva de clases es el núcleo de la operativa diaria. Cuando se añade una clase al horario, los miembros pueden verla y reservarla, y al mismo tiempo se registran las horas del entrenador. Eso le da a Torben una base exacta tanto para el presupuesto de nóminas como para su liquidación.

El chat es la otra función que más usan los gimnasios. Los miembros escriben al gimnasio directamente en la app en lugar de por correo, y Torben usa el sistema para seguir la ocupación de las clases y ver cómo rinden los gimnasios respecto a lo que ofrecen y quieren ofrecer.

La mayor diferencia: todo en un solo lugar

La mayor diferencia en nuestro trabajo diario es que todo lo que antes teníamos en tres, cuatro, cinco sistemas ahora está en uno. Cuando hago las nóminas puedo extraer fácilmente todas las horas y pasarlas a Danløn sin un montón de errores manuales por cambiar de un sistema a otro.

La visión de todas las clases en ambos gimnasios es lo que él llama una diferencia decisiva.

Los miembros: «La app es una de las cosas que señalan»

Los miembros encuentran el sistema fácil de usar e intuitivo, y notan las mejoras continuas de la interfaz. Sin embargo, la opinión más clara llega de un lugar inesperado: miembros que se dieron de baja y luego volvieron.

Miembros que se dan de baja y, por suerte, vuelven nos dicen que nuestra app es una de las cosas que señalan como diferencia respecto a otros sitios.

Para Torben, la app no es solo una herramienta, sino la cara del gimnasio ante sus miembros.

Booking Board es la puerta de entrada de nuestros miembros a nuestro sistema. Su punto de contacto con nosotros pasa a ser Booking Board. Así, Booking Board se convierte en parte de nosotros, porque es lo que nos representa.

La colaboración: en la misma dirección

Torben está a bordo casi desde que Booking Board empezó y describe la colaboración con el propietario Casper Sloth Paulsen y el equipo de soporte como muy buena. Se siente escuchado, las preguntas rápidas reciben respuestas rápidas y sigue habiendo una persona con quien hablar cuando importa.

Veo la dirección en la que trabaja Booking Board y me parece fantástica. Apoya hacia dónde quiero llevar mi negocio. Como socio es decisivo compartir la misma dirección, para que realmente pueda ofrecer el producto que quiero ofrecer.

La recomendación

Recomendaría Booking Board a otros gimnasios porque ofrece a los miembros una experiencia de usuario completamente distinta a la de muchos otros sistemas. Es intuitivo, fácil y claro. Y por nuestra parte podemos organizar eventos y buenos horarios de clases y controlar las horas de nuestros entrenadores. Hemos reunido tantas cosas en un solo lugar que podemos dirigir un negocio completo con un único programa.