CrossFit North 579: Fra fem systemer til ett – og fra 300 til over 1 000 medlemmer

CrossFit North 579 og CrossFit Aalborg er to CrossFit-sentre i Aalborg i Danmark, grunnlagt i 2017 og drevet av Torben Keller sammen med et team av ansatte trenere. Torben har brukt Booking Board nesten fra starten. Da sentrene byttet system, hadde de rundt 300 medlemmer. I dag har de over 1 000.

Utfordringen: for mange klikk og for mye administrasjonstid

Før byttet var driften spredt over tre, fire, fem ulike systemer, og selv små oppgaver krevde mange klikk og mye navigering.

Vi brukte veldig mye tid på å navigere bare for å få utført oppgaver, så administrasjonstiden vår ble altfor lang. Og usikkerheten rundt hvordan ting var gjort senket kvaliteten, fordi risikoen for feil ble så mye større.

Torben trengte et system som kunne håndtere flere saler, lønne de ansatte og samtidig gi ham oversikt over inntekter, belegg og alle dataene sentrene produserte.

Det viktigste: medlemmenes opplevelse først

Da Torben skulle velge nytt system, hadde han tre krav i en fast rekkefølge.

1. Medlemmene trenger et grensesnitt som gjør det enkelt, intuitivt og oversiktlig å bruke medlemskapet sitt.
2. Trenerne må enkelt kunne bytte vakter, ta vakter og ha oversikt over hva de skal gjøre.
3. Eieren trenger oversikt over økonomi, timedekning og hvordan teamet presterer.

Det er alfa og omega for medlemmene våre at de faktisk får brukt medlemskapet sitt og får en god opplevelse med det. Bak det må det ligge en back-end som gir oss som eier og ansatte et virkelig godt verktøy å jobbe i, så vi kan gi medlemmene våre det aller beste.

Hverdagen: timeplan, timeregistrering og chat

Timebookingen er kjernen i den daglige driften. Når en time legges inn i timeplanen, kan medlemmene se og booke den, og samtidig registreres trenerens timer. Det gir Torben et presist grunnlag for både lønnsbudsjett og lønnsavregning.

Chatten er den andre funksjonen sentrene bruker mest. Medlemmene skriver til senteret direkte i appen i stedet for på e-post, og Torben bruker systemet til å følge timebelegget og se hvordan sentrene presterer i forhold til det de tilbyr og ønsker.

Den største forskjellen: alt samlet på ett sted

Den største forskjellen i hverdagen vår er at alt vi før hadde i tre, fire, fem systemer nå er samlet i ett. Når jeg skal kjøre lønn, kan jeg enkelt hente ut alle timene og få dem over i Danløn uten en haug med manuelle feil fordi jeg må bytte mellom systemer.

Oversikten over alle timene på tvers av begge sentrene kaller han en avgjørende forskjell.

Medlemmene: «Appen er en av tingene de peker på»

Medlemmene opplever systemet som brukervennlig og intuitivt, og de merker de løpende forbedringene av grensesnittet. Den tydeligste tilbakemeldingen kommer likevel fra et uventet hold: medlemmer som har sagt opp og senere kommer tilbake.

Vi hører fra medlemmer som sier opp hos oss og heldigvis kommer tilbake, at appen vår er en av tingene de peker på som en forskjell fra andre steder.

For Torben er appen ikke bare et verktøy, men senterets ansikt utad.

Booking Board er medlemmenes inngang til systemet vårt. Kontaktflaten deres mot oss blir Booking Board. På den måten blir Booking Board en del av oss, fordi det er det som representerer oss.

Samarbeidet: samme retning

Torben har vært med nesten siden Booking Board startet og beskriver samarbeidet med eier Casper Sloth Paulsen og supportteamet som veldig godt. Han opplever å bli hørt, raske spørsmål får raske svar, og det er fortsatt et menneske å snakke med når det gjelder.

Jeg ser retningen Booking Board jobber i, og den synes jeg er helt rå. Den støtter det jeg vil med virksomheten min. Som partner er det avgjørende at man har samme retning, så jeg faktisk kan få tilby det produktet jeg ønsker.

Anbefalingen

Jeg vil anbefale Booking Board til andre sentre fordi det gir medlemmene en helt annen brukeropplevelse enn veldig mange andre systemer. Det er intuitivt, enkelt og oversiktlig. Og på vår side kan vi lage events og gode timetider og ha kontroll på timene til trenerne våre. Vi har samlet så mange ting på ett sted at vi faktisk kan drive en komplett virksomhet med ett program.