CrossFit North 579: van vijf systemen naar één, en van 300 naar meer dan 1.000 leden

CrossFit North 579 en CrossFit Aalborg zijn twee CrossFit-boxen in Aalborg, Denemarken, opgericht in 2017 en gerund door Torben Keller met een team coaches in loondienst. Torben gebruikt Booking Board bijna vanaf het begin. Bij de overstap hadden de sportscholen ongeveer 300 leden. Vandaag zijn dat er meer dan 1.000.

De uitdaging: te veel klikken, te veel administratietijd

Vóór de overstap was de bedrijfsvoering verspreid over drie, vier, vijf verschillende systemen, en zelfs kleine taken vroegen veel klikken en navigeren.

We waren heel veel tijd kwijt aan navigeren, alleen maar om taken af te ronden, dus onze administratietijd werd veel, veel te lang. En de onzekerheid over hoe iets was gedaan verlaagde de kwaliteit, omdat het risico op fouten zoveel groter was.

Torben had een systeem nodig dat meerdere zalen kon beheren, zijn personeel kon uitbetalen en hem tegelijk overzicht gaf over omzet, bezetting en alle data die de sportscholen produceerden.

Het belangrijkste: de ledenervaring voorop

Toen Torben een nieuw systeem koos, had hij drie eisen in een vaste volgorde.

1. Leden hebben een interface nodig die het gebruik van hun lidmaatschap eenvoudig, intuïtief en overzichtelijk maakt.
2. Coaches moeten zonder moeite diensten kunnen ruilen, diensten oppakken en zien wat eraan komt.
3. De eigenaar heeft overzicht nodig over de financiën, de lesbezetting en hoe het team presteert.

Voor onze leden draait alles erom dat ze hun lidmaatschap daadwerkelijk gebruiken en er een goede ervaring mee hebben. Daarachter moet een back-end zitten die ons als eigenaar en medewerkers een echt goed werkinstrument geeft, zodat we onze leden het allerbeste kunnen bieden.

De dagelijkse praktijk: het rooster, coachuren en chat

Lesboeking is de kern van de dagelijkse werkzaamheden. Wanneer een les aan het rooster wordt toegevoegd, kunnen leden die zien en boeken, en tegelijk worden de uren van de coach geregistreerd. Dat geeft Torben een exacte basis voor zowel het loonbudget als de salarisrun.

Chat is de andere functie die de sportscholen het meest gebruiken. Leden schrijven de sportschool rechtstreeks in de app in plaats van per e-mail, en Torben gebruikt het systeem om de lesbezetting te volgen en te zien hoe de sportscholen presteren ten opzichte van wat ze aanbieden en willen aanbieden.

Het grootste verschil: alles op één plek

Het grootste verschil in ons dagelijkse werk is dat alles wat we vroeger in drie, vier, vijf systemen hadden nu in één zit. Als ik de salarissen doe, kan ik eenvoudig alle uren ophalen en naar Danløn overzetten zonder een berg handmatige fouten door het wisselen tussen systemen.

Het overzicht van elke les in beide sportscholen noemt hij een doorslaggevend verschil.

Leden: “De app is een van de dingen die ze noemen”

Leden vinden het systeem gebruiksvriendelijk en intuïtief, en ze merken de doorlopende verbeteringen aan de interface. De duidelijkste feedback komt echter uit onverwachte hoek: leden die opzegden en later terugkwamen.

We horen van leden die bij ons opzeggen en gelukkig weer terugkomen dat onze app een van de dingen is die ze noemen als verschil met andere plekken.

Voor Torben is de app niet zomaar een hulpmiddel, maar het gezicht van de sportschool naar de leden toe.

Booking Board is de toegang van onze leden tot ons systeem. Hun contactpunt met ons wordt Booking Board. Zo wordt Booking Board een deel van ons, omdat het ons vertegenwoordigt.

De samenwerking: dezelfde richting

Torben is er bijna vanaf de start van Booking Board bij en beschrijft de samenwerking met eigenaar Casper Sloth Paulsen en het supportteam als heel goed. Hij voelt zich gehoord, snelle vragen krijgen snelle antwoorden, en er is nog altijd een mens om mee te praten als het erop aankomt.

Ik zie de richting waarin Booking Board werkt, en die vind ik fantastisch. Die ondersteunt waar ik met mijn bedrijf heen wil. Als partner is het doorslaggevend dat je dezelfde richting hebt, zodat ik daadwerkelijk het product kan aanbieden dat ik wil aanbieden.

De aanbeveling

Ik zou Booking Board aanbevelen aan andere sportscholen omdat het leden een totaal andere gebruikerservaring geeft dan heel veel andere systemen. Het is intuïtief, eenvoudig en overzichtelijk. En aan onze kant kunnen we evenementen en goede lestijden organiseren en de uren van onze coaches bijhouden. We hebben zoveel op één plek verzameld dat we daadwerkelijk een compleet bedrijf kunnen runnen met één programma.