CrossFit North 579: Från fem system till ett – och från 300 till över 1 000 medlemmar

CrossFit North 579 och CrossFit Aalborg är två CrossFit-boxar i Aalborg, Danmark, grundade 2017 och drivna av Torben Keller tillsammans med ett team anställda coacher. Torben har använt Booking Board nästan från början. När gymmen bytte system hade de omkring 300 medlemmar. I dag har de över 1 000.

Utmaningen: för många klick och för mycket administrationstid

Före bytet var driften utspridd över tre, fyra, fem olika system, och även små uppgifter krävde många klick och mycket navigering.

Vi lade väldigt mycket tid på att navigera bara för att få uppgifter gjorda, så vår administrationstid blev alldeles för lång. Och osäkerheten kring hur saker hade gjorts sänkte kvaliteten, eftersom risken för fel blev så mycket större.

Torben behövde ett system som kunde hantera flera salar, avlöna personalen och samtidigt ge honom överblick över intäkter, beläggning och all data som gymmen producerade.

Det viktigaste: medlemsupplevelsen först

När Torben valde nytt system hade han tre krav i en fast ordning.

1. Medlemmarna behöver ett gränssnitt som gör det enkelt, intuitivt och överskådligt att använda sitt medlemskap.
2. Coacherna ska enkelt kunna byta pass, ta pass och se vad som väntar.
3. Ägaren behöver överblick över ekonomi, passbemanning och hur teamet presterar.

För våra medlemmar är det A och O att de faktiskt använder sitt medlemskap och får en bra upplevelse av det. Bakom det måste det finnas en back-end som ger oss som ägare och anställda ett riktigt bra verktyg att arbeta i, så att vi kan ge våra medlemmar det allra bästa.

Vardagen: schemat, coachtimmar och chatt

Passbokningen är kärnan i den dagliga driften. När ett pass läggs in i schemat kan medlemmarna se och boka det, och samtidigt registreras coachens timmar. Det ger Torben ett exakt underlag för både lönebudget och löneavräkning.

Chatten är den andra funktionen gymmen använder mest. Medlemmarna skriver till gymmet direkt i appen i stället för via mejl, och Torben använder systemet för att följa passbeläggningen och se hur gymmen presterar i förhållande till det de erbjuder och vill erbjuda.

Den största skillnaden: allt på ett ställe

Den största skillnaden i vår vardag är att allt vi tidigare hade i tre, fyra, fem system nu finns i ett. När jag kör lön kan jag enkelt hämta alla timmar och föra över dem till Danløn utan en massa manuella fel från att växla mellan system.

Överblicken över alla pass i båda gymmen kallar han en avgörande skillnad.

Medlemmarna: ”Appen är en av sakerna de pekar på”

Medlemmarna upplever systemet som användarvänligt och intuitivt, och de märker de löpande förbättringarna av gränssnittet. Den tydligaste återkopplingen kommer dock från ett oväntat håll: medlemmar som sagt upp sig och senare kommer tillbaka.

Vi hör från medlemmar som säger upp sig hos oss och som tack och lov kommer tillbaka att vår app är en av sakerna de pekar på som en skillnad mot andra ställen.

För Torben är appen inte bara ett verktyg utan gymmets ansikte utåt.

Booking Board är våra medlemmars väg in i vårt system. Deras kontaktyta med oss blir Booking Board. På så sätt blir Booking Board en del av oss, eftersom det är det som representerar oss.

Samarbetet: samma riktning

Torben har varit med nästan sedan Booking Board startade och beskriver samarbetet med ägaren Casper Sloth Paulsen och supportteamet som mycket gott. Han känner sig lyssnad på, snabba frågor får snabba svar, och det finns fortfarande en människa att prata med när det gäller.

Jag ser vilken riktning Booking Board arbetar i, och den tycker jag är fantastisk. Den stöttar dit jag vill ta min verksamhet. Som partner är det avgörande att man har samma riktning, så att jag faktiskt får erbjuda den produkt jag vill erbjuda.

Rekommendationen

Jag skulle rekommendera Booking Board till andra gym eftersom det ger medlemmarna en helt annan användarupplevelse än väldigt många andra system. Det är intuitivt, enkelt och överskådligt. Och på vår sida kan vi skapa evenemang och bra passtider och ha koll på våra coachers timmar. Vi har samlat så mycket på ett ställe att vi faktiskt kan driva en komplett verksamhet med ett enda program.