CrossFit North 579 : de cinq systèmes à un seul, et de 300 à plus de 1 000 membres

CrossFit North 579 et CrossFit Aalborg sont deux boxes CrossFit à Aalborg, au Danemark, fondées en 2017 et dirigées par Torben Keller avec une équipe de coachs salariés. Torben utilise Booking Board presque depuis le début. Au moment du changement, les salles comptaient environ 300 membres. Elles en comptent aujourd'hui plus de 1 000.

Le défi : trop de clics, trop de temps administratif

Avant le changement, l'exploitation était répartie sur trois, quatre, cinq systèmes différents, et même les petites tâches demandaient beaucoup de clics et de navigation.

Nous passions énormément de temps à naviguer juste pour accomplir des tâches, si bien que notre temps administratif devenait beaucoup, beaucoup trop long. Et l'incertitude sur la façon dont les choses avaient été faites réduisait la qualité, parce que le risque d'erreur était bien plus élevé.

Torben avait besoin d'un système capable de gérer plusieurs espaces d'entraînement, de rémunérer son personnel et, en même temps, de lui donner une vue d'ensemble du chiffre d'affaires, du taux de remplissage et de toutes les données produites par les salles.

L'essentiel : l'expérience des membres d'abord

Lorsque Torben a choisi un nouveau système, il avait trois exigences dans un ordre précis.

1. Les membres ont besoin d'une interface qui rende l'utilisation de leur abonnement simple, intuitive et claire.
2. Les coachs doivent pouvoir échanger des créneaux, en prendre et voir ce qui les attend sans effort.
3. Le propriétaire a besoin d'une vue d'ensemble des finances, de la couverture des cours et des performances de l'équipe.

Pour nos membres, l'essentiel est qu'ils utilisent réellement leur abonnement et en aient une bonne expérience. Derrière, il faut un back-end qui nous donne, en tant que propriétaire et employés, un très bon outil de travail, pour offrir le meilleur à nos membres.

Au quotidien : le planning, les heures des coachs et le chat

La réservation de cours est au cœur de l'exploitation quotidienne. Quand un cours est ajouté au planning, les membres peuvent le voir et le réserver, et les heures du coach sont enregistrées en même temps. Cela donne à Torben une base exacte pour le budget et le calcul de la paie.

Le chat est l'autre fonction la plus utilisée. Les membres écrivent à la salle directement dans l'application plutôt que par e-mail, et Torben utilise le système pour suivre le remplissage des cours et voir comment les salles se situent par rapport à leur offre et à leurs ambitions.

La plus grande différence : tout au même endroit

La plus grande différence dans notre quotidien, c'est que tout ce que nous avions dans trois, quatre, cinq systèmes se trouve maintenant dans un seul. Quand je fais la paie, je peux facilement extraire toutes les heures et les transférer dans Danløn sans une pile d'erreurs manuelles dues au passage d'un système à l'autre.

La vue d'ensemble de tous les cours dans les deux salles est ce qu'il appelle une différence décisive.

Les membres : « L'application est l'une des choses qu'ils citent »

Les membres trouvent le système convivial et intuitif, et ils remarquent les améliorations continues de l'interface. Le retour le plus clair vient pourtant d'un endroit inattendu : les membres qui ont résilié puis sont revenus.

Des membres qui résilient chez nous et, heureusement, reviennent, nous disent que notre application est l'une des choses qu'ils citent comme une différence par rapport à d'autres salles.

Pour Torben, l'application n'est pas seulement un outil, mais le visage de la salle auprès de ses membres.

Booking Board est la porte d'entrée de nos membres dans notre système. Leur point de contact avec nous devient Booking Board. De cette façon, Booking Board fait partie de nous, parce que c'est ce qui nous représente.

Le partenariat : la même direction

Torben est à bord presque depuis les débuts de Booking Board et décrit la collaboration avec le propriétaire Casper Sloth Paulsen et l'équipe support comme très bonne. Il se sent écouté, les questions rapides obtiennent des réponses rapides, et il y a toujours une personne à qui parler quand c'est important.

Je vois la direction dans laquelle Booking Board travaille, et je la trouve formidable. Elle soutient là où je veux emmener mon entreprise. En tant que partenaire, il est décisif de partager la même direction, pour que je puisse réellement proposer le produit que je veux proposer.

La recommandation

Je recommanderais Booking Board à d'autres salles parce qu'il offre aux membres une expérience utilisateur complètement différente de beaucoup d'autres systèmes. C'est intuitif, simple et clair. Et de notre côté, nous pouvons organiser des événements et de bons créneaux de cours, et suivre les heures de nos coachs. Nous avons rassemblé tant de choses au même endroit que nous pouvons réellement gérer une entreprise complète avec un seul programme.