CrossFit North 579: Von fünf Systemen zu einem – und von 300 auf über 1.000 Mitglieder

CrossFit North 579 und CrossFit Aalborg sind zwei CrossFit-Boxen in Aalborg, Dänemark, gegründet 2017 und geführt von Torben Keller mit einem Team angestellter Coaches. Torben nutzt Booking Board fast von Anfang an. Beim Wechsel hatten die Studios rund 300 Mitglieder. Heute sind es über 1.000.

Die Herausforderung: zu viele Klicks, zu viel Verwaltungszeit

Vor dem Wechsel war der Betrieb auf drei, vier, fünf verschiedene Systeme verteilt, und selbst kleine Aufgaben bedeuteten viel Klicken und Navigieren.

Wir haben sehr viel Zeit mit Navigieren verbracht, nur um Aufgaben zu erledigen, sodass unsere Verwaltungszeit viel, viel zu lang wurde. Und die Unsicherheit darüber, wie etwas erledigt wurde, senkte die Qualität, weil das Fehlerrisiko so viel höher war.

Torben brauchte ein System, das mehrere Trainingsräume abbilden, seine Mitarbeitenden entlohnen und ihm gleichzeitig einen Überblick über Umsatz, Auslastung und alle Daten der Studios geben konnte.

Das Wichtigste: zuerst das Mitgliedererlebnis

Als Torben ein neues System auswählte, hatte er drei Anforderungen in fester Reihenfolge.

1. Mitglieder brauchen eine Oberfläche, die die Nutzung ihrer Mitgliedschaft einfach, intuitiv und übersichtlich macht.
2. Coaches müssen ohne Aufwand Schichten tauschen, Schichten übernehmen und sehen, was ansteht.
3. Der Inhaber braucht einen Überblick über Finanzen, Kursabdeckung und die Leistung des Teams.

Für unsere Mitglieder ist es das A und O, dass sie ihre Mitgliedschaft tatsächlich nutzen und eine gute Erfahrung damit machen. Dahinter muss ein Backend stehen, das uns als Inhaber und Mitarbeitenden ein richtig gutes Werkzeug gibt, damit wir unseren Mitgliedern das Allerbeste bieten können.

Der Alltag: Kursplan, Coach-Stunden und Chat

Die Kursbuchung ist der Kern des Tagesgeschäfts. Wird ein Kurs in den Plan gestellt, können Mitglieder ihn sehen und buchen, und gleichzeitig werden die Stunden des Coaches erfasst. Das gibt Torben eine genaue Grundlage für Lohnbudget und Lohnabrechnung.

Der Chat ist die zweite meistgenutzte Funktion. Mitglieder schreiben dem Studio direkt in der App statt per E-Mail, und Torben nutzt das System, um die Kursauslastung zu verfolgen und zu sehen, wie die Studios im Verhältnis zu ihrem Angebot abschneiden.

Der größte Unterschied: alles an einem Ort

Der größte Unterschied in unserem Alltag ist, dass alles, was wir früher in drei, vier, fünf Systemen hatten, jetzt in einem ist. Bei der Lohnabrechnung kann ich einfach alle Stunden ziehen und nach Danløn übertragen, ohne einen Haufen manueller Fehler durch den Wechsel zwischen Systemen.

Den Überblick über jeden Kurs in beiden Studios nennt er einen entscheidenden Unterschied.

Mitglieder: „Die App ist eines der Dinge, auf die sie hinweisen“

Die Mitglieder empfinden das System als benutzerfreundlich und intuitiv und bemerken die laufenden Verbesserungen der Oberfläche. Das deutlichste Feedback kommt jedoch von unerwarteter Seite: von Mitgliedern, die gekündigt haben und später zurückkehren.

Wir hören von Mitgliedern, die bei uns kündigen und glücklicherweise wiederkommen, dass unsere App eines der Dinge ist, die sie als Unterschied zu anderen Studios nennen.

Für Torben ist die App nicht nur ein Werkzeug, sondern das Gesicht des Studios gegenüber den Mitgliedern.

Booking Board ist der Zugang unserer Mitglieder zu unserem System. Ihre Kontaktfläche zu uns wird Booking Board. So wird Booking Board ein Teil von uns, weil es das ist, was uns repräsentiert.

Die Partnerschaft: dieselbe Richtung

Torben ist fast seit dem Start von Booking Board dabei und beschreibt die Zusammenarbeit mit Inhaber Casper Sloth Paulsen und dem Support-Team als sehr gut. Er fühlt sich gehört, schnelle Fragen werden schnell beantwortet, und wenn es darauf ankommt, gibt es weiterhin einen Menschen zum Reden.

Ich sehe die Richtung, in die Booking Board arbeitet, und finde sie großartig. Sie unterstützt das, was ich mit meinem Unternehmen erreichen will. Als Partner ist es entscheidend, dieselbe Richtung zu haben, damit ich tatsächlich das Produkt anbieten kann, das ich anbieten möchte.

Die Empfehlung

Ich würde Booking Board anderen Studios empfehlen, weil es den Mitgliedern ein völlig anderes Nutzererlebnis bietet als viele andere Systeme. Es ist intuitiv, einfach und übersichtlich. Und auf unserer Seite können wir Events und tolle Kurszeiten anbieten und die Stunden unserer Coaches im Blick behalten. Wir haben so viele Dinge an einem Ort gesammelt, dass wir ein komplettes Unternehmen mit einem einzigen Programm führen können.