Treffen zwischen Mitgliedern und Coaches mit Aufgabenautomatisierung erleichtern

Ziel

Ziel ist ein nahtloser Ablauf, bei dem ein Coach einen Termin für ein Mitglied planen kann und das Mitglied automatisch über die Buchung informiert wird.

Voraussetzungen

Diese Lösung nutzt das Aufgabenmodul der Plattform. Damit können Mitarbeitende eine Aufgabe im Namen eines Mitglieds buchen – so, als hätte das Mitglied selbst gebucht. Dadurch wird automatisch eine Buchungsbestätigung per E-Mail an das Mitglied ausgelöst, basierend auf den eigenen E-Mail-Vorlagen des Studios.

Phase 1: Die Aufgabenvorlage erstellen

Für ein einheitliches Vorgehen legen Sie die Parameter des Termins zunächst in einer Vorlage fest:

1. Zu den Vorlagen navigieren: Gehen Sie im linken Menü zum Reiter Automatisierung, klicken Sie auf Aufgaben und wählen Sie Aufgaben-Vorlagen.
2. Neue Vorlage hinzufügen: Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Aufgabenvorlage hinzufügen.
3. Benutzerdefinierte Aufgabe wählen: Wählen Sie im Menü Benutzerdefinierte Aufgabe, um einen maßgeschneiderten Eintrag für Ihren Termin zu erstellen.
4. Aufgabe beschreiben: Geben Sie eine interne Beschreibung ein (z. B. „Coaching- und Bindungsgespräch mit Mitglied“). Dieses Feld ist für die interne Verwendung durch Mitarbeitende gedacht und für das Mitglied nicht sichtbar.
5. Aufgabe zuweisen: Wählen Sie einen bestimmten Coach oder eine Mitarbeitergruppe. Diese Personen sind für die Aufgabe verantwortlich und werden aufgefordert, sie zu erledigen.
6. Planen (optional): Klicken Sie auf das Uhrsymbol oben rechts im Eingabefeld, um einen Zeitrahmen festzulegen oder eine entsprechende Schicht zu erstellen.
7. Speichern: Klicken Sie auf Vorlage speichern, vergeben Sie einen gut erkennbaren Namen und eine Beschreibung und bestätigen Sie.

Phase 2: Die Buchung auslösen

Sobald die Vorlage fertig ist, kann ein Coach das Mitglied manuell buchen:

1. Aufgabenliste öffnen: Navigieren Sie zu Automatisierung > Aufgaben > Aufgabenliste.
2. Buchung starten: Klicken Sie auf die Schaltfläche Buchung für Mitglied erstellen.
3. Details festlegen: Wählen Sie das Mitglied, die in Phase 1 erstellte Aufgabenvorlage und das Startdatum. Optional können Sie ein Enddatum festlegen, um den in der Vorlage definierten Standardzeitrahmen zu überschreiben.

Phase 3: Aufgaben- und Kommunikationsablauf

1. Benachrichtigung des Mitglieds: Sobald die Buchung gespeichert ist, erhält das Mitglied eine automatische Bestätigung per E-Mail mit Termindatum und Aufgabenname.
2. Hinweis an Mitarbeitende: Am Tag des geplanten Termins sehen die zuständigen Mitarbeitenden die Aufgabe hervorgehoben in ihrer Dashboard-Übersicht.
3. Verwaltung: Alle offenen Aufgaben sind für berechtigte Mitarbeitende auf der Seite Aufgabenübersicht sichtbar und lassen sich so leicht nachverfolgen.

Erweiterbarkeit und Automatisierung

Diese manuelle Einrichtung bildet die Grundlage für eine umfassendere Automatisierung. Wenn Sie diese Vorlage in einen Workflow einbinden, können Sie Coaching-Termine automatisch anhand von Meilensteinen der Mitglieder auslösen (z. B. 30 Tage nach der Anmeldung). So wird aus einem manuellen Buchungsprozess ein leistungsstarkes Werkzeug zur Mitgliederbindung.