Faciliter les rendez-vous entre membres et coachs grâce à l'automatisation des tâches

Objectif

L'objectif est de proposer un processus fluide dans lequel un coach peut planifier un rendez-vous pour un membre, tout en garantissant que le membre est automatiquement informé de la réservation.

Prérequis

Cette solution utilise le module Tâches de la plateforme. Il permet au personnel de réserver une tâche pour le compte d'un membre, comme si le membre avait réservé lui-même. Cette action déclenche l'envoi automatique d'un e-mail de confirmation de réservation au membre, à partir des modèles d'e-mail de la salle.

Phase 1 : créer le modèle de tâche

Pour garantir la cohérence, définissez d'abord les paramètres du rendez-vous dans un modèle :

1. Accéder aux modèles : allez dans l'onglet Automatisation du menu de gauche, cliquez sur Tâches et sélectionnez Modèles de tâche.
2. Ajouter un nouveau modèle : cliquez sur le bouton Ajouter un modèle de tâche en haut à droite.
3. Sélectionner Tâche personnalisée : choisissez Tâche personnalisée dans le menu pour créer une entrée sur mesure pour votre rendez-vous.
4. Décrire la tâche : saisissez une description interne (par ex. « Rendez-vous de coaching et de fidélisation »). Ce champ est réservé à l'usage interne du personnel et n'est pas visible par le membre.
5. Attribuer la tâche : sélectionnez un coach précis ou un groupe d'employés. Ces utilisateurs seront responsables de la tâche et invités à la réaliser.
6. Planifier (facultatif) : cliquez sur l'icône d'horloge en haut à droite du champ de saisie pour définir un créneau ou générer un quart de travail correspondant.
7. Enregistrer : cliquez sur Enregistrer le modèle, indiquez un nom et une description facilement reconnaissables, puis confirmez.

Phase 2 : déclencher la réservation

Une fois le modèle prêt, un coach peut réserver manuellement pour le membre :

1. Ouvrir la liste des tâches : allez dans Automatisation > Tâches > Liste des tâches.
2. Lancer la réservation : cliquez sur le bouton Créer une réservation pour un membre.
3. Configurer les détails : sélectionnez le membre, le modèle de tâche créé lors de la phase 1 et la date de début. Vous pouvez aussi définir une date de fin pour remplacer le créneau par défaut défini dans le modèle.

Phase 3 : le déroulement des tâches et de la communication

1. Notification du membre : dès l'enregistrement de la réservation, le membre reçoit un e-mail de confirmation automatique indiquant la date du rendez-vous et le nom de la tâche.
2. Rappels au personnel : le jour du rendez-vous prévu, les membres du personnel concernés voient la tâche mise en évidence dans l'aperçu de leur tableau de bord.
3. Gestion : toutes les tâches en attente sont visibles par le personnel autorisé sur la page Aperçu des tâches, pour un suivi facile.

Évolutivité et automatisation

Cette configuration manuelle sert de base à une automatisation plus large. En intégrant ce modèle dans un workflow, vous pouvez déclencher automatiquement des séances de coaching en fonction des étapes clés du membre (par ex. 30 jours après l'inscription). Un processus de réservation manuel devient ainsi un outil solide de fidélisation des membres.