Cómo facilitar reuniones entre miembros y entrenadores con la automatización de tareas

Objetivo

El objetivo es ofrecer un flujo de trabajo fluido en el que un entrenador pueda programar una reunión para un miembro y asegurarse de que el miembro recibe automáticamente la notificación de la reserva.

Requisitos previos

Esta solución utiliza el módulo de tareas de la plataforma. Permite al personal reservar una tarea en nombre de un miembro, como si el propio miembro hiciera la reserva. Esta acción envía automáticamente al miembro un correo de confirmación de la reserva, usando las plantillas de correo del propio gimnasio.

Fase 1: crear la plantilla de tarea

Para garantizar la coherencia, define primero los parámetros de la reunión en una plantilla:

1. Ve a las plantillas: abre la pestaña Automatización en el menú de la izquierda, haz clic en Tareas y selecciona Plantillas de tarea.
2. Añade una plantilla nueva: haz clic en el botón Añadir plantilla de tarea de la esquina superior derecha.
3. Selecciona Tarea personalizada: elige Tarea personalizada en el menú para crear una entrada a medida para tu reunión.
4. Describe la tarea: introduce una descripción interna (p. ej., «Reunión de coaching y fidelización del miembro»). Este campo es para uso interno del personal y el miembro no lo ve.
5. Asigna la tarea: selecciona un entrenador concreto o un grupo de empleados. Estos usuarios serán los responsables de completar la tarea y recibirán el aviso para hacerlo.
6. Programa (opcional): haz clic en el icono del reloj, en la esquina superior derecha del cuadro de entrada, para definir un intervalo de tiempo o generar el turno correspondiente.
7. Guarda: haz clic en Guardar plantilla, ponle un nombre y una descripción reconocibles y confirma.

Fase 2: activar la reserva

Cuando la plantilla esté lista, un entrenador puede reservar manualmente para el miembro:

1. Abre la lista de tareas: ve a Automatización > Tareas > Lista de tareas.
2. Inicia la reserva: haz clic en el botón Crear reserva para miembro.
3. Configura los detalles: selecciona el miembro, la plantilla de tarea creada en la fase 1 y la fecha de inicio. Si quieres, establece una fecha de fin para sustituir el intervalo de tiempo predeterminado definido en la plantilla.

Fase 3: el flujo de la tarea y la comunicación

1. Notificación al miembro: en cuanto se guarda la reserva, el miembro recibe un correo de confirmación automático con la fecha de la reunión y el nombre de la tarea.
2. Avisos al personal: el día de la reunión programada, los empleados correspondientes verán la tarea destacada en su Resumen del panel.
3. Gestión: todas las tareas pendientes son visibles para el personal autorizado en la página Resumen de tareas, para un seguimiento sencillo.

Ampliación y automatización

Esta configuración manual sirve de base para una automatización más amplia. Al integrar esta plantilla en un flujo de trabajo, puedes activar automáticamente sesiones de coaching según los hitos del miembro (p. ej., 30 días después del alta). Así, un proceso de reserva manual se convierte en una sólida herramienta de fidelización de miembros.