Möten mellan medlemmar och coacher med hjälp av uppgiftsautomatisering

Mål

Målet är att skapa ett smidigt arbetsflöde där en coach kan boka ett möte för en medlem och säkerställa att medlemmen automatiskt meddelas om bokningen.

Förutsättningar

Lösningen använder plattformens uppgiftsmodul. Den gör det möjligt för personalen att boka en uppgift åt en medlem, precis som om medlemmen hade bokat själv. Åtgärden skickar automatiskt en bokningsbekräftelse via mejl till medlemmen med gymmets egna e-postmallar.

Fas 1: Skapa uppgiftsmallen

För att säkerställa enhetlighet definierar du först mötets parametrar i en mall:

1. Gå till mallarna: öppna fliken Automatisering i vänstermenyn, klicka på Uppgifter och välj Uppgiftsmallar.
2. Lägg till ny mall: klicka på knappen Lägg till uppgiftsmall i det övre högra hörnet.
3. Välj Anpassad uppgift: välj Anpassad uppgift i menyn för att skapa en skräddarsydd post för ditt möte.
4. Beskriv uppgiften: ange en intern beskrivning (t.ex. ”Coachnings- och uppföljningsmöte med medlem”). Fältet är avsett för personalen internt och visas inte för medlemmen.
5. Tilldela uppgiften: välj en specifik coach eller en personalgrupp. Dessa användare ansvarar för uppgiften och får en påminnelse om att slutföra den.
6. Schemalägg (valfritt): klicka på klockikonen uppe till höger i inmatningsrutan för att ange en tidsram eller skapa ett motsvarande arbetspass.
7. Spara: klicka på Spara mall, ange ett lätt igenkännligt namn och en beskrivning och bekräfta.

Fas 2: Utlös bokningen

När mallen är klar kan en coach boka medlemmen manuellt:

1. Öppna uppgiftslistan: gå till Automatisering > Uppgifter > Uppgiftslista.
2. Starta bokningen: klicka på knappen Skapa bokning för medlem.
3. Konfigurera detaljerna: välj medlemmen, uppgiftsmallen du skapade i fas 1 och startdatumet. Ange vid behov ett slutdatum för att ersätta den standardtidsram som definierats i mallen.

Fas 3: Flödet för uppgifter och kommunikation

1. Meddelande till medlemmen: direkt när bokningen sparas får medlemmen en automatisk bekräftelse via mejl med mötesdatum och uppgiftens namn.
2. Påminnelser till personalen: på dagen för det schemalagda mötet ser behörig personal uppgiften markerad i översikten på sin Instrumentbräda.
3. Hantering: alla väntande uppgifter visas för behörig personal på sidan Uppgiftsöversikt, vilket gör det enkelt att hålla koll.

Utbyggbarhet och automatisering

Den här manuella uppsättningen fungerar som grund för bredare automatisering. Genom att integrera mallen i ett arbetsflöde kan du automatiskt utlösa coachningssessioner utifrån medlemmens milstolpar (t.ex. 30 dagar efter registrering). Det förvandlar en manuell bokningsprocess till ett kraftfullt verktyg för medlemsbehållning.