Tilrettelegging av møter mellom medlem og trener med oppgaveautomatisering

Mål

Målet er å skape en sømløs arbeidsflyt der en trener kan planlegge et møte for et medlem og sikre at medlemmet automatisk blir varslet om bookingen.

Forutsetninger

Denne løsningen bruker plattformens oppgavemodul. Den lar ansatte booke en oppgave på vegne av et medlem, akkurat som om medlemmet hadde booket selv. Handlingen utløser en automatisk bookingbekreftelse på e-post til medlemmet, basert på senterets egne e-postmaler.

Fase 1: Opprett oppgavemalen

For å sikre konsistens definerer du først møteparameterne i en mal:

1. Gå til malene: Gå til fanen Automatisering i menyen til venstre, klikk på Oppgaver og velg Oppgavemaler.
2. Legg til ny mal: Klikk på knappen Legg til oppgavemal øverst til høyre.
3. Velg Egendefinert oppgave: Velg Egendefinert oppgave i menyen for å lage en skreddersydd oppføring for møtet ditt.
4. Beskriv oppgaven: Skriv inn en intern beskrivelse (f.eks. «Coaching- og fastholdelsesmøte med medlem»). Dette feltet er til intern bruk for de ansatte og er ikke synlig for medlemmet.
5. Tildel oppgaven: Velg en bestemt trener eller en ansattgruppe. Disse brukerne blir ansvarlige for oppgaven og får påminnelse om å fullføre den.
6. Planlegg (valgfritt): Klikk på klokkeikonet øverst til høyre i feltet for å angi en tidsramme eller generere en tilhørende vakt.
7. Lagre: Klikk på Lagre mal, gi den et gjenkjennelig navn og en beskrivelse, og bekreft.

Fase 2: Utløs bookingen

Når malen er klar, kan en trener booke medlemmet manuelt:

1. Åpne oppgavelisten: Gå til Automatisering > Oppgaver > Oppgaveliste.
2. Start bookingen: Klikk på knappen Opprett booking for medlem.
3. Konfigurer detaljene: Velg medlemmet, oppgavemalen du opprettet i fase 1 og startdatoen. Du kan også angi en sluttdato for å overstyre standard tidsramme som er definert i malen.

Fase 3: Oppgave- og kommunikasjonsflyten

1. Varsel til medlemmet: Straks bookingen er lagret, mottar medlemmet en automatisk bekreftelse på e-post med møtedato og oppgavenavn.
2. Påminnelse til ansatte: På dagen for det planlagte møtet ser de aktuelle ansatte oppgaven fremhevet i sin Dashbord-oversikt.
3. Administrasjon: Alle ventende oppgaver er synlige for autoriserte ansatte på siden Oppgaveoversikt, slik at de er enkle å følge opp.

Utvidelse og automatisering

Dette manuelle oppsettet er et utgangspunkt for bredere automatisering. Ved å bygge malen inn i en arbeidsflyt kan du automatisk utløse coachingøkter basert på medlemmenes milepæler (f.eks. 30 dager etter innmelding). Slik blir en manuell bookingprosess til et solid verktøy for medlemsfastholdelse.