Jäsenten ja valmentajien tapaamisten helpottaminen tehtäväautomaatiolla

Tavoite

Tavoitteena on tarjota saumaton työnkulku, jossa valmentaja voi varata tapaamisen jäsenelle ja varmistaa, että jäsen saa automaattisesti ilmoituksen varauksesta.

Edellytykset

Tämä ratkaisu käyttää alustan Tehtävät-moduulia. Sen avulla henkilökunta voi varata tehtävän jäsenen puolesta, aivan kuin jäsen olisi varannut sen itse. Toiminto käynnistää automaattisen varausvahvistuksen sähköpostitse jäsenelle salin omia sähköpostimalleja käyttäen.

Vaihe 1: tehtävämallin luominen

Johdonmukaisuuden varmistamiseksi määritä ensin tapaamisen parametrit mallissa:

1. Siirry malleihin: avaa vasemman valikon Automaatio-välilehti, napsauta Tehtävät ja valitse Tehtävämallit.
2. Lisää uusi malli: napsauta oikean yläkulman Lisää tehtävän malli -painiketta.
3. Valitse Mukautettu tehtävä: valitse valikosta Mukautettu tehtävä luodaksesi tapaamisellesi räätälöidyn merkinnän.
4. Kuvaa tehtävä: kirjoita sisäinen kuvaus (esim. ”Jäsenen valmennus- ja pysyvyystapaaminen”). Tämä kenttä on henkilökunnan sisäiseen käyttöön eikä näy jäsenelle.
5. Osoita tehtävä: valitse tietty valmentaja tai työntekijäryhmä. Nämä käyttäjät vastaavat tehtävästä ja saavat kehotuksen suorittaa sen.
6. Ajoita (valinnainen): napsauta merkintäruudun oikeassa yläkulmassa olevaa kellokuvaketta määrittääksesi aikaikkunan tai luodaksesi vastaavan vuoron.
7. Tallenna: napsauta Tallenna malli, anna tunnistettava nimi ja kuvaus ja vahvista.

Vaihe 2: varauksen käynnistäminen

Kun malli on valmis, valmentaja voi varata jäsenelle tapaamisen käsin:

1. Avaa tehtävälista: valitse Automaatio > Tehtävät > Tehtävälista.
2. Aloita varaus: napsauta Luo varaus jäsenelle -painiketta.
3. Määritä tiedot: valitse jäsen, vaiheessa 1 luotu tehtävämalli ja aloituspäivä. Voit halutessasi asettaa myös päättymispäivän, joka ohittaa mallissa määritetyn oletusaikaikkunan.

Vaihe 3: tehtävien ja viestinnän kulku

1. Ilmoitus jäsenelle: heti kun varaus tallennetaan, jäsen saa automaattisen sähköpostivahvistuksen, jossa on tapaamisen päivämäärä ja tehtävän nimi.
2. Muistutukset henkilökunnalle: sovittuna tapaamispäivänä tehtävä näkyy korostettuna asianomaisten työntekijöiden hallintapaneelin yleiskatsauksessa.
3. Hallinta: kaikki avoimet tehtävät näkyvät valtuutetulle henkilökunnalle Tehtävän yleiskatsaus -sivulla, mikä helpottaa seurantaa.

Laajennettavuus ja automaatio

Tämä manuaalinen asetus toimii pohjana laajemmalle automaatiolle. Kun liität tämän mallin työnkulkuun, voit käynnistää valmennustapaamisia automaattisesti jäsenen virstanpylväiden perusteella (esim. 30 päivää liittymisen jälkeen). Näin manuaalisesta varausprosessista tulee tehokas työkalu jäsenten pysyvyyden parantamiseen.