Afspraken tussen leden en coaches faciliteren met taakautomatisering

Doel

Het doel is een soepele workflow waarin een coach een afspraak voor een lid kan inplannen en ervoor kan zorgen dat het lid automatisch op de hoogte wordt gebracht van de boeking.

Vereisten

Deze oplossing gebruikt de takenmodule van het platform. Hiermee kunnen medewerkers een taak boeken namens een lid, alsof het lid zelf boekt. Deze actie stuurt het lid automatisch een e-mail ter bevestiging van de boeking, op basis van de eigen e-mailsjablonen van de sportschool.

Fase 1: Het taaksjabloon maken

Leg voor de consistentie eerst de gegevens van de afspraak vast in een sjabloon:

1. Naar sjablonen: ga naar het tabblad Automatisering in het menu links, klik op Taken en kies Taaksjablonen.
2. Nieuw sjabloon toevoegen: klik op de knop Taaksjabloon toevoegen rechtsboven.
3. Kies Aangepaste taak: kies Aangepaste taak in het menu om een taak op maat voor je afspraak te maken.
4. Beschrijf de taak: voer een interne beschrijving in (bijv. “Coachings- en behoudgesprek met lid”). Dit veld is bedoeld voor intern gebruik door medewerkers en is niet zichtbaar voor het lid.
5. Wijs de taak toe: kies een specifieke coach of een medewerkersgroep. Deze gebruikers zijn verantwoordelijk voor de taak en krijgen een melding om hem uit te voeren.
6. Inplannen (optioneel): klik op het klokpictogram rechtsboven in het invoervak om een tijdsbestek te bepalen of een bijbehorende dienst aan te maken.
7. Opslaan: klik op Sjabloon opslaan, geef een herkenbare naam en beschrijving op en bevestig.

Fase 2: De boeking starten

Zodra het sjabloon klaar is, kan een coach het lid handmatig boeken:

1. Open de takenlijst: ga naar Automatisering > Taken > Takenlijst.
2. Start de boeking: klik op de knop Boeking voor lid aanmaken.
3. Details instellen: kies het lid, het taaksjabloon dat je in fase 1 hebt gemaakt en de startdatum. Stel eventueel een einddatum in om het standaardtijdsbestek uit het sjabloon te overschrijven.

Fase 3: De taak- en communicatieflow

1. Melding aan het lid: direct na het opslaan van de boeking ontvangt het lid een automatische bevestigingsmail met de datum van de afspraak en de naam van de taak.
2. Herinneringen voor medewerkers: op de dag van de geplande afspraak zien de betreffende medewerkers de taak uitgelicht in hun dashboardoverzicht.
3. Beheer: alle openstaande taken zijn voor bevoegde medewerkers zichtbaar via de pagina Taakoverzicht, zodat ze eenvoudig te volgen zijn.

Uitbreidbaarheid en automatisering

Deze handmatige opzet vormt de basis voor bredere automatisering. Door dit sjabloon in een workflow op te nemen, kun je coachingsessies automatisch laten starten op basis van mijlpalen van leden (bijv. 30 dagen na aanmelding). Zo wordt een handmatig boekingsproces een krachtig hulpmiddel voor ledenbehoud.